Conditions générales

1. Introduction

Espace Compétences SA est un centre de formation, à but non lucratif, du domaine de la santé et du social situé dans le canton de Vaud.

« H+ Les Hôpitaux de Suisse », l’association faîtière des hôpitaux et l’« ASI », l’association suisse des infirmiers et des infirmières en sont les actionnaires.

Le terme au masculin s’entend aussi au féminin, et vice versa.
Le terme « cours » comprend aussi les activités organisées par le centre comme des séminaires/conférences.
Le terme « Direction » comprend la Directrice et l’adjoint de Direction.
Le terme « Responsable de formation » désigne un collaborateur d’Espace Compétences SA référent pour une formation.

2. Communication avec le participant

Sauf indication contraire, Espace Compétences SA communique avec le participant au(x) adresse(s) électronique(s) indiquée(s) sur le bulletin d’inscription.

3. Inscription

L’inscription aux formations se fait au moyen du bulletin d’inscription issu de notre site web www.espace-competences.ch .

Les inscriptions aux formations seront prises en considération par ordre d’arrivée. Seule la date de réception du bulletin d’inscription intégralement complété et signé sera déterminante. Les inscriptions sont acceptées dans la limite des places disponibles. Pour les formations pouvant être suivies par modules, la priorité sera donnée aux participants s’inscrivant pour l’ensemble des modules.

3.1. Signatures sur le bulletin d’inscription

Par sa signature du bulletin d’inscription, le participant s’engage à payer la formation et/ou les frais d’annulation.

Dans le cas où l’employeur s’engage à payer le prix de la formation, de manière intégrale ou partielle, ce dernier doit apposer une signature valable ainsi que le timbre de la société sur le bulletin d’inscription.

En cas d’annulation par le participant ou par l’employeur, ce dernier s’engage par sa signature à régler la totalité des frais de formation et d’annulation.

3.2. Délai d’inscription

Le délai d’inscription aux formations est de 3 semaines avant le début de celles-ci.

Après ce délai, les inscriptions reçues seront prises en considération dans la mesure du possible.

A titre informatif, il est ici précisé que les formations proposées sont régulièrement annoncées sur le site internet officiel d’Espace Compétences SA.

3.3. Admission

Espace Compétences SA décide de l’admission des participants en fonction des prérequis de la formation et sur la base d’un dossier, composé des documents indiqués sur le site, à joindre au bulletin d’inscription.

Tout participant doit maîtriser la langue française. Pour certaines formations, la maîtrise de l’anglais peut également être exigée.

3.4. Confirmation de l’inscription

Chaque inscription est confirmée par courriel au participant.

Environ 2 semaines avant le début de la formation, le démarrage définitif de la formation est confirmé aux participants. Pour ce faire, un courriel est envoyé à l’adresse électronique indiquée par le participant sur son bulletin d’inscription.

Si ce dernier n’a rien reçu à cette période, il est de sa responsabilité de se renseigner auprès d’Espace Compétences SA.

3.5. Report d’une inscription par le participant et/ou l’employeur

Cette demande est considérée comme une annulation et engendre les mêmes frais.

3.6. Annulation ou report de la formation par Espace Compétences SA

Espace Compétences SA se réserve le droit d’annuler ou de reporter à une date ultérieure la formation, sans reconnaissance de responsabilité quelconque. L’information est transmise aux participants dans les meilleurs délais.

En cas d’annulation par Espace Compétences SA intervenant après le paiement de la formation par le participant, et/ou par son employeur, le montant payé sera remboursé.

En cas de report par Espace Compétences SA, le participant et/ou son employeur peuvent annuler l’inscription sans frais dans les 10 jours. Les éventuels paiements déjà effectués seront remboursés.

3.7. Absence à une formation

Si le participant ne se présente pas à la formation, l’intégralité du prix de la formation est due.

3.8. Annulation d’une inscription

Les annulations doivent être communiquées par courriel, courrier ou fax à Espace Compétences SA, la date de réception faisant foi pour le calcul des frais d’annulation. Les annulations téléphoniques ne sont en aucun cas prises en considération.

3.9. Frais d’annulation

  • Avant que le participant soit convoqué au cours, Espace Compétences SA peut facturer CHF 120.- pour frais administratifs
  • Dès que le participant a été convoqué au cours, et jusqu’au jour ouvrable précédant le 1er jour de cours au plus tard à 12h00, les frais se montent à 50% du prix de la formation et de la validation
  • Passé ce délai, 100% du prix de la formation et de la validation est dû

Le participant a aussi la possibilité de se faire remplacer et ce, sans frais. Dans ce cas l’inscription du remplaçant est soumise à l’acceptation de son dossier comme indiqué dans le chapitre «Admission».

4. Paiement

La facture de la formation est envoyée au moment de la convocation et doit être payée à l’échéance indiquée sur celle-ci.

Espace Compétences SA se réserve le droit de réclamer le paiement intégral de la formation à réception de l’inscription. Elle informera le participant et dans ce cas, l’inscription sera prise en considération lors de la réception du paiement dans le délai fixé par Espace Compétences SA. Passé ce délai, l’inscription sera considérée comme retirée.

Dans le cas où l’employeur finance intégralement ou partiellement la formation, le participant accepte que des informations concernant sa formation soient transmises à l’employeur. Aussi, il accepte qu’Espace Compétences SA s’adresse à son employeur pour obtenir d’éventuelles informations nécessaires.

4.1. Prix membres / non-membres

Si le statut de membre n’est pas existant au moment de la facturation, le prix non-membre sera facturé.

Si le participant ou son employeur souhaite faire une demande d’adhésion, ou si une demande d’adhésion est en cours, il peut au plus tard avant la fin de l’année civile durant laquelle la formation a débuté, justifier son statut de membre. Dans ce cas la majoration lui sera remboursée. Passé ce délai, plus aucun remboursement ne sera effectué.

5. Attestation de présence, attestation certifiante et certificat

Pour toute formation, une attestation de présence est délivrée.

Pour les formations certifiantes, en plus, une attestation certifiante ou un certificat est délivré à condition que le participant ait satisfait aux conditions de validation de la formation selon le dossier pédagogique remis.

Concernant les titres fédéraux, ceux-ci sont de la responsabilité et délivrés par la Confédération.

Aucun document, tels que résultats d’examen, attestation de présence, attestation certifiante, certificat, autres attestations ne sont remis jusqu’au paiement complet de la formation.

5.1. Archivage

Espace Compétences SA conserve les attestations de présence 6 mois, les attestations certifiantes et certificats 5 ans, à compter de la date du document.

5.2. Duplicata

Dans la mesure du possible, Espace Compétences SA peut fournir un duplicata moyennant paiement d’avance de CHF 70.- pour les frais administratifs.

6. Lieux de formation

Les formations peuvent se dérouler sur des sites différents.

L’information est communiquée au participant au moment de la convocation à la formation ou en cours de formation.

7. Comportement

Le participant :

  • se comporte avec civilité
  • ne doit pas perturber le bon déroulement de cours
  • ne doit pas nuire à la réputation du centre

Il est demandé aux participants :

  • de respecter les consignes affichées dans le centre
  • de faire preuve d’égard envers les personnes au centre
  • de garder la confidentialité des informations qui pourraient être transmises durant les cours et les travaux de groupe et qui touchent des institutions ou des participants
  • de prendre soin du matériel mis à disposition et de signaler tout incident ou dysfonctionnement
  • de laisser les locaux en ordre.

8. Accès internet

Le centre est équipé d’un WIFI gratuit.

L’accès à des sites incitant à la violence, à la haine raciale et à caractère pornographique ou injurieux est strictement interdit.

Il est interdit de télécharger illégalement des logiciels ou des fichiers protégés par un “copyright” et de diffuser des informations appartenant à des tiers sans leur autorisation.

9. Usage de tablettes, ordinateurs portables, smartphones et autres dispositifs similaires

L’utilisation de ces dispositifs est autorisée uniquement en lien avec la formation.

10. Disponibilité des locaux

En dehors des horaires de cours, les salles peuvent être mises à disposition uniquement sur demande et en fonction de la disponibilité.

11. Responsabilité en cas de perte ou vol

Espace Compétences SA décline toute responsabilité en cas de perte ou vol d’affaires personnelles.

12. Contrôle des présences aux cours

Le contrôle s’effectue au moyen de la feuille de présence que le participant signe par demi-journée confirmant ainsi sa présence au cours.

Il est de la responsabilité du participant d’apposer sa signature. En cas d’oubli, Espace Compétences SA enregistrera une absence.

Lorsqu’un taux de présence aux cours fait partie des critères de validation d’une formation, celui-ci est précisé dans le dossier pédagogique.

Le participant s’engage à respecter les horaires des cours.

12.1. Absence aux cours et examens

Toute absence est à signaler sans délai au secrétariat et à confirmer par écrit (courrier, courriel, fax). Le participant ne peut pas exiger le remplacement du/des cours manqué(s).

En cas d’absence à un ou des examens, le participant doit apporter la preuve d’un empêchement majeur (maternité, maladie, accident, armée, convocation par la justice, décès dans la famille), le cas échéant le participant ne sera pas considéré en échec.

Dans tous les cas d’absence, aucun remboursement ne peut être exigé.

13. Interruption de la formation

Le participant doit annoncer son interruption de formation par écrit et solliciter un entretien avec la Direction ou le Responsable de formation.

14. Sanction, réclamation et recours

Le participant qui ne respecte pas les conditions générales peut notamment faire l’objet des mesures suivantes :

  • un avertissement oral
  • un avertissement écrit
  • un renvoi de la formation

Tout avertissement oral doit être confirmé par courriel à la personne concernée. Le courriel sur lequel cet avertissement est confirmé correspondra à l’adresse électronique indiquée par la personne concernée sur son bulletin d’inscription.

Tout avertissement écrit sera adressé par courrier et par courriel à la personne concernée. Les avertissements oraux et écrits peuvent être donnés par le responsable de formation ou par l’adjoint de la Direction.

Les avertissements oraux et écrits peuvent faire l’objet d’une réclamation auprès de la Directrice du centre dans un délai de 10 jours. La Directrice rendra une décision par écrit définitive sur le maintien, la révision ou l’annulation de l’avertissement.

Le renvoi de la formation peut être décidé par la Directrice du centre. La personne concernée peut faire réclamation auprès de la Direction du centre contre la décision de renvoi dans un délai de 10 jours.

Si le renvoi est maintenu après réclamation, la personne concernée peut faire un recours auprès du Conseil d’administration d’Espace Compétences SA dans un délai de 30 jours suivant la notification de la décision de maintien du renvoi.

14.1. Procédure de recours

Le recours doit contenir une description des faits, une motivation sur le fond et finalement des conclusions précises.

Les griefs invoqués peuvent être les suivants :

  • violation des conditions générales
  • violation du droit
  • constatation inexacte ou incomplète des faits pertinents

Le coût de la procédure de recours est fixé à CHF 1’000.-, et cela indépendamment du résultat de celui-ci. Le montant devra être payé sur invitation du Conseil d’administration, et ce dans le délai imparti.

La décision du Conseil d’administration prise sur le recours est définitive.

15. Validation/Examens : modalités, résultats, consultation, recours et exclusion

15.1. Modalités

Les modalités de validation sont précisées dans le dossier pédagogique de la formation suivie ou dans un document ad hoc.

15.2. Résultats

Le délai de remise des résultats est de 60 jours au maximum après le dernier examen.

Le procès-verbal de note/s (résultats) est envoyé par poste à l’adresse privée par défaut. En cas d’échec, le procès-verbal de note/s est également envoyé par courriel à l’(aux) adresse(s) électronique(s) indiquée(s) sur le bulletin d’inscription.

Si le participant échoue une première fois à un examen, il a le droit de le refaire une seconde fois.

En cas de second échec, il doit répéter la formation pour se représenter à l’examen.

Le centre fixe les dates d’examen et les communique par écrit (courriel ou poste).

15.3. Consultation

Le participant a 5 jours dès réception de ses résultats pour demander par courriel à examens@espace-competences.ch un rendez-vous afin de consulter sans frais le/les examen/s échoué/s.

Le participant a uniquement le droit de le/les consulter sans aucune prise de notes, ni photos, etc. Il peut être éventuellement accompagné de son supérieur, auquel cas il doit informer préalablement le centre par courriel.

15.4. Recours

Le participant peut recourir contre son échec à/aux examen/s.

Dès réception du recours, Espace Compétences SA facture les montants suivants :

  • les frais du 1er recours sont de CHF 300.-
  • les frais du 2ème recours sont de CHF 1’000.-

Une fois le paiement reçu le recours est traité.
Si le recours est admis, le montant est remboursé.

Le recours argumenté en termes de contenu et/ou de forme est à envoyer à la Direction d’Espace Compétences SA dans les 30 jours qui suivent la notification de la décision. Le recours est traité par la Directrice et, le cas échéant, par la Commission de formation.

Si la Directrice, et la commission de formation le cas échéant, maintiennent l’échec, le participant peut recourir une seconde fois auprès du Conseil d’administration d’Espace Compétences SA dans les 30 jours suivant la notification de la décision du 1er recours.

Le Conseil statuera sur le recours et sa décision est définitive.

Pour les examens dans lesquels la Directrice est experte, le recours est à adresser au Président du Conseil d’administration qui mandatera un tiers pour traiter le 1er recours.

15.5. Exclusion d’un examen

Un participant peut être exclu d’un examen et mis en échec s’il :

  • utilise des moyens non autorisés
  • ou enfreint gravement à la discipline de l’examen
  • ou tente de tricher
  • ou tente de tromper les experts
  • ou fait preuve de plagiat ou de fraude

Dans ce cas, le participant ne peut plus se représenter à une autre session d’examen. Aucun remboursement ni recours n’est possible.

16. Centre administratif

Espace Compétences SA
Rte de Grandvaux 14
1096 Cully
Tél. 021.799.92.60
Fax 021.799.92.65
Email : info@espace-competences.ch
Web : www.espace-competences.ch

17. Entrée en vigueur

Ces conditions générales sont valables dès le 01.01.2018 et remplacent toutes les versions antérieures.

Pierre Théraulaz
Président du Conseil d’administration
Pierrette Chenevard
Directrice